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プロジェクトマネージャーでプロジェクトを効率化しましょう。

スタートアップから、応用的な使い方まで、あなたのプロジェクトのお役に立つ機能を一つ一つ紹介していきます。 プロジェクト管理に慣れていない方でも大丈夫。基本的なプロジェクトの運営方法も当サイトでレクチャーしています。

プロジェクトの実施

計画フェーズが終わり、プロジェクトで実施する作業が一通りリストアップできたら、分割されたそれらの作業を一つ一つ順に実施していきます。

作業自体はプロジェクトによりまちまちですから、この章では主に、プロジェクトの一部として実施する場合に、各作業が備えていけない条件や、作業進捗の管理を行うための注意点を主に解説します。

プロジェクトの一部分としての作業

「作業」は、プロジェクトの目標達成のために必要な実施内容をWBSなどの手法を使って分割したものです。

プロジェクトの計画工程であれば、「課題の棚卸し」「要件取りまとめ」「全体設計」「見積もり」「アサイン計画」「スケジュール作成」などが作業となります。

プロジェクトの作業の要件

プロジェクトの作業の要件は以下の通りです。

  • 作業の目標は、プロジェクトの目標を達成するための一部分である
  • 作業は、作業の目標としてのアウトプット(作業結果、生産物…等)を持つ
  • 作業は、アウトプットの単位(作業結果、生産物…等)に分けられている
  • 開始時点までには、開始条件、作業内容、生産物、完了条件が明確になっている
  • 作業の進捗率や、完了状態は数量で把握可能である

作業リストを作る際や実際に作業を実施する際には、それぞれの作業が上記の要件を満たしているか確認しましょう。 ロスやトラブルを減らすことができます。

それでは、それぞれの要件について解説していきましょう。

作業の目標は、プロジェクトの目標の一部

それぞれの作業の実施内容や生産物は、プロジェクト全体の目標と方向性が合致している必要があります。それぞれの作業は、プロジェクト全体の目標達成に寄与します。
しかしそれは、全ての作業の見通しが最初にできていないといけないという事ではありません。

例えば、設計の段階で、「A案向け試作」、「B案向け調査」を実施した上で、A案かB案を採用するとします。
A案かB案のいずれかが採用されるので、採用されなかった案向けの作業は無駄かというとそうではありません。
それが、プロジェクトの方針を決めるための準備作業と定義づけされていれば、それは、全体の目標への貢献があるといえます。

むしろ、必要な比較を十分に行わず、作業を進めてしまってから方針を変更すると、大幅なやり直しが発生してしまいます。

作業の目的を明確にし、プロジェクト全体の目標と相互にフィードバックすることで、ロスを最小限にコントロールすることができるのです。

作業の単位はアウトプットの単位

種類の違う作業や生産物を1つの作業としてまとめて実施することは管理上よくありません。

種類の違うものが混在していると、トラブルが発生した際に、たとえ一部の生産物にしか影響がなくても、全体が止まって見えてしまったりと、状況がつかみづらくなります。

作業は、下記のような指標を基に、なるべく「1担当+1期間+1作業内容」となるよう分割しておきましょう。

  • 作業の目的
  • 作業の内容
  • 生産物
  • 実施者/担当部署
  • 作業工程(塗装:下処理 ⇒ 塗装 ⇒ 磨き ⇒ コーティング剤塗布 ⇒ ・・・)
  • 期限・依存関係

逆に、作業実施の都合だけで、1つの内容の作業をやたらと細かく分割することもお勧めしません。

「マニュアル作成」という作業があり、作業量が1人で実施すると12日かかる場合、作業実施日に合わせて「マニュアル作成(1日目)」「マニュアル作成(2日目)」「マニュアル作成(3日目)」・・・「マニュアル作成(12日目)」と分割するようなことは、逆に管理を煩雑にするだけです。

開始条件、作業内容、生産物、完了条件が明確になっている


作業は、開始前に作業開始条件、作業内容、生産物、完了条件が決まっていなければいけません。

時には「やりながら考える」というクリエイティブな作業もあるかもしれませんが、多くの場合そうではありません。
何を行って何を残すのか(生産物かもしれませんし、物事の決定かもしれません)、遅くとも、作業開始時点には決めておかなければなりません。

そのうえで、作業を開始際、作業を開始できる状態であるか、確認する事が重要です。
いざ作業を始めてみたら、準備が整っておらずすぐストップしてしまった、というようなトラブルが発生します。

特に、作業実施に、特定の技能を持った作業員や、機器・車両のレンタル等が必要な場合、準備の不備で予定日に作業が開始できない事は大問題です。

作業の進捗率や、完了状態は数量で把握可能である

作業開始条件、作業内容、生産物、完了条件は同時に、数値として把握できているということも重要です。
数値として把握する事で初めて作業は管理可能になります。状況が数値で把握できていれば、作業の達成を実施中に予測することがでます。

例)

【開始条件】   3件確認済/全4件
【作業実施】   37%完了
 ・ライティング: 40ページ完/全100ページ
 ・画像キャプチャー:10点完/全30点
【レビュー・反映】0%完了
 ・Wordファイル: 0ページ完/全100ページ
 ・画像ファイル: 0点完/全30点
【完了条件】   0件確認済/全4件

実際の作業実施

実際に作業を行う際には、スケジュール上の期間中、同じ作業内容を単調に実施するわけではありません。

ここでは、1つの作業を実施し期限内に完了するために実際に行うべき実施パターンを紹介します。


①事前準備・事前確認 作業開始予定日のある程度前の時点で、事前条件と作業内容の確認を行います。その際、日数の必要な調達を実施し、依存関係がある前作業の進行状況なども把握しておきます。
同時に作業内容の決定に不備がある場合の修正も行います。
②直前確認 作業開始直前、作業開始に必要な条件が全て揃っているかを確認します。依存性のある作業の完了、必要な資材の到着、作業内容の決定、生産物の仕様、いずれかに欠けがあり、作業がストップしてしまうことを防止します。
また、作業に支障がある事が判明した場合には、リカバリーをするのか、別の作業に振替えるのか、管理面の手当も行います。
③立ち上げ 作業の内容理解や、段取り、道具の準備など、作業期間が始まってから生産が始めるまでの期間です。作業がすでに慣れたものである場合などは、この立ち上げ期間が短い場合もあります。
立ち上げ期間は短いほど実質の作業時間が長く使え、結果としてトラブルが発生した場合のリカバリーも容易となります。
④実質作業期間 作業期間のうち、作業の成果物を実際に生産している期間です。準備や段取りが悪いと作業を止めてしまうことになります。
例えば高い木に登って枝を剪定する場合、準備が悪く、何度も道具を取りに降りるようであれば、作業の生産性は下がってしまいます。
⑤確認・修正・片付け・情報の保全 作業の終了前に、完了条件に基づいて作業の確認や仕上げ等を行います。
仕様盛り込み確認、作業ミスのチェックなどの確認作業、作業の生産物を納品場所に保存・収納する作業もこれに含まれます。
⑥記録・報告 作業の途中および完了後、作業結果の記録と報告を行います。作業の実施中であれば、作業の進み具合を、作業終了後は、完了状況を管理ツールに反映します。
特に、作業中に遅れれやトラブルが発生した場合、その大きさやリカバリ方法などをきちんと報告し、プロジェクト全体の予定に悪影響を及ぼさないようにすることが重要です。

この実施パターンは多少の違いはあれ、おおよそのどの作業にも当てはまります。
その中でも特に、作業の成否を左右する重要な実施内容は、「事前確認」「事前準備」です。

この2つを適切に行わなかった場合、作業が開始できないかもしれませんし、開始できたとしても途中で作業が止まってしまうかもしれません。

作業と作業期間が与えられた場合、必ず「事前確認」「事前準備」が先行していることを認識しておきましょう。

作業の進捗推移

作業の実施によって、作業の成果が得られます。作業が進むことを「進捗」、目標に対する作業の達成率を「進捗率」と呼びます。

進捗は、作業期間を通して一定のスピードで進む訳ではありません。当然、準備をしているときには進捗しませんし、かたずけをしているときにも進捗しません。
「事前確認」「事前準備」によって、作業開始できる状況では、一般的に作業の進捗は、以下のように推移します。

作業の見積もりやスケジュールを立てる際には、作業の特性に合わせて「立ち上げ期間」「確認期間・仕上期間」をそれぞれ必要な期間だけ取りましょう。

「事前確認」「事前準備」を先行実施しないとどうなるか

作業期間を決めているにも関わらず、作業期間の前に、「事前確認」「事前準備」という名目で事実上作業の一部を始めてしまうことに抵抗を感じる方があるかもしれません。

「事前確認」「事前準備」のために時間を使うと、その分の稼働コストは一体何の名目で行うのかという問題も発生します。

そこで、「事前確認」「事前準備」を先行実施しない場合をシミュレーションしてみましょう。
下記の図のように、「作業A」に関連する作業は全て、「作業A」の実施期間内うと仮定します。その場合、期間開始と同時に「確認」「準備」を実施することになります。


作業開始条件の中に、調達に数日かかるものが含まれていたとします。準備は作業開始とともに初めていますので、準備を行っている最中そのことに気づきます。
そこで調達を開始します。この時点で、作業の実施が少なくとも数日後でないと開始できない事が確定します。


事前条件には、日数のかかる調達がある事は頻繁にあります。また、仕様に不備があった場合などは、再度検討やし直さないといけません。
中には、顧客に了解を取らなければならないものもあり、確認している間もまた、作業がストップしてしまいます。

作業が一旦遅れると、なんとか遅れを取り戻そうとして、仕上げや確認など作業終盤がおろそかになります。また、作業の遅れが他の作業に影響を出してしまいます。
結果、頻繁なスケジュール調整が必要となり、プロジェクト管理タスクが増大します。

このようなプロジェクト運営の下では、常に進捗が遅れ、スケジュールが安定しないため、メンバーは私用の休暇を取りづらく、不満の増大や責任の放棄につながります。

作業の連続的な実施

上記のことを踏まえて、作業を連続的に行う際の実施方法を確認しておきましょう。

作業の連続的な実施と事前準備・事前確認

ひとつひとつの作業は作業内容や生産物の単位に分けられていますので、それぞれ実施内容も開始条件も異なります。
各作業の実施前に、その作業が開始できることを保証することが全体のスケジュールを滞りなく進捗させていくことにつながります。

それぞれの作業に各々の「事前確認」「事前準備」が先行しているとイメージです。

作業を連続的に行う際の注意点

前後の作業に依存関係がある場合、後の作業の事前確認は、前の作業が終わってからでないと実施できない場合があります。
そのような場合、前の作業が終わってすぐ次の作業を開始するようなスケジュールは現実的ではありません。

前作業の実施結果を受けて、次作業の事前確認を行い、必要であれば、直しや調整が必要になるためです。
このような場合の対処法として、①前作業の後に修正期間を設ける方法と、②前作業の修正を後作業の中で行う方法があります。

しかし、前作業と後作業で、設備や必要な技術が違ったりする場合は②の方法はとれません、状況にあった方法でスケジュールを立てていきましょう。



プロジェクトでは、多くの種類の異なる作業を連続的に実施する必要があります。一つの作業の不備がプロジェクト全体に遅れを生じさせることのないよう、 先手を打っていきましょう。

それぞれの作業が所定の目標を達成することと、それらを期間内に収めていくことの両方ができて初めてプロジェクト管理ができたと言えるのです。

まとめ

  • 各作業の目標は、プロジェクト全体の目標達成に貢献するものである
  • 作業開始時には、作業開始条件、作業内容、生産物、完了条件が決まっていなければならない
  • 作業進捗の特性を理解して、プロジェクト全体の進行が滞らないよう準備や確認を行う