電子メールによる情報共有の問題点と、トラブル回避のための3つのポイント ~ケース・その2~

こんにちは。
Plusプロジェクトマネージャーの今村です。

今回は、前回の投稿、「電子メールによる情報共有の問題点と、トラブル回避のための3つのポイント ~ケース・その1~」に引き続き、電子メールを利用することによるトラブル事例を紹介していきます。

前回、電子メールの運用でよく発生するトラブルとして、下記の3点を挙げました。

  • (ケース1)担当者の退職などにより、過去のプロジェクトの情報が散逸した
  • (ケース2)返信の繰り返し、分岐、転送、再スタートなど、議事が煩雑になった
  • (ケース3)誤送付や、メーリングリストなど不特定な宛先へのファイルの大量送付により、機密情報が不適切な状態となった

今回は、(ケース2)についてよくある事象とその解決策を考えていきます。

(ケース2)返信の繰り返し、分岐、転送、再スタートなど、議事が煩雑になった

トラブルの内容

 電子メールは、テキストの文章を本文として送付しあう単純なツールです。その本文は、最短、「了解です。」の一言から、10以上の課題リストを列挙して、連続的なやり取りの中で議論するといった長い本文を持つものまで様々です。
 また、その返信、転送のやり取りの過程で、議論が枝分かれしてしまったり、途中で切れてしまったり、議論が結論づかなくなってしまったりという事象がしばしば発生してしまいます。
 これは単に履歴保全の面だけでなく、議論の質にも影響する大きな問題です。

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問題点

  • メールの返信・転送が繰り返され、メール本文がどんどん長くなる
  • メール内に複数の課題がある場合、やり取りの途中で徐々に結論が出るため、最終的に全課題の結論が出たのかあいまいになってしまう
    (小さな問題の確認が残ると、それだけのため返信しづらい。大筋の結論が出た後、細かい確認を何度もされるとうるさい)
  • 取りまとめの作業が大変。取りまとめ役が作業者を兼ねている場合は、負担が集中してしまう
    (往々にして、仕事ができる人の作業時間が、取次に割かれることとなる)
  • 技術的な問題など、別の担当者に確認する場合の転送・回答内容の本筋への転記など手間がかかる
  • メールのやり取りの途中て、転送や、分岐が発生し、議論の本筋がどこにあったかわからなくなってしまうことがある
  • 同じテーマで別のメールのやり取りが発生してしまう
  • メールのやり取りの途中からやり取りに加わると、状況がわからず判断が遅れる

Webツールを用い効率的な解決策

 ここでは、Web上にコミュニティを作れるツールを利用して、コミュニティ上のチャットや、ファイルフォルダを用いて情報のやり取りを行う方法をお勧めしたいと思います。
 議論をやり取りする上では、電子メールも同じようにも思えますが、チャットであれば、会話の履歴上、1つの発言は、コミュニティ上のタイムライン上、1本しかなく、議論が枝分かれすることはありません。

メリット

  • 要望や課題への回答や結論の記載場所を一元化できる
  • メッセージ送信の度に毎回宛先を指定する必要がない、CC指定抜けもない
  • 参加者が増えた場合のキャッチアップはチャットタイムライン上で行うため、引継ぎ齟齬が起きづらい
  • 管理職含め、サポートメンバーはとりあえず参加しておいて、必要な時だけ随時議論に参加するということも可能
  • 必要に応じてコミュニティーを分けることができる
    (例の場合、外部業者をコミュニティAの情報を参照させるべきか否かで、コミュニティを分けています)

注意点

  • チャット主体のツールの場合、新規参入者、が履歴にアクセスできない場合があります。
  • 仕事を隠そうとする人がいます。証跡を残さないためにチャットに書き込まない人がいます、不確定事項であろうと、悪いことであろうとひとまずは、チャットに書き込むことをお勧めします。

いかがでしょうか、皆さんの業務では、このようなトラブルについてどのように対策されていますでしょうか。
上に挙げました対策方法をぜひ参考になさってください。

それでは、次回は、ケース3の問題点について考えていきましょう。

【Plus++】バージョン1.2.7 リリース

2018年9月20日 – バージョン1.2.7をリリースしました。

【機能】

<主な変更点>

 Plusプロジェクトマネージャーではプロジェクト・課題・Wikiに通知用のチャット機能を提供しています。
今回、チャットでのやり取りに併せて、プロジェクトに関連する変更内容を全て記録し、追跡できるようになりました。
プロジェクトに関連する変更履歴の保存と参照

  • プロジェクト・課題・Wikiに対する変更点が全て記録されます
  • プロジェクト・課題・Wikiに対する変更点が活動履歴としてチャット欄で確認できます
  • プロジェクト参加ユーザの参加・退出の履歴を追跡できます
  • プロジェクト・課題・Wikiへのファイル添付・更新・削除の履歴を確認できます
  • チャットの通知は、ホーム画面(ダッシュボード)で確認することができます
  • 自分に宛てられたチャットメッセージは、電子メールにて通知されます

【イメージ】





電子メールによる情報共有の問題点と、トラブル回避のための3つのポイント ~ケース・その1~

こんにちは。
Plusプロジェクトマネージャーの今村です。

皆さんも、業務における連絡やファイル共有に電子メールを使用されることが多いと思います。
電子メールによる情報共有は、運用を始めやすく柔軟性がある高い反面、様々な問題もあります。

今回から数回、この問題について、問題の原因と、その解決法を考えていきたいと思います。

さて、皆さんの業務では、電子メールの利用により、このような問題が発生したことはありませんか?

  • (ケース1)担当者の退職などにより、過去のプロジェクトの情報が散逸した
  • (ケース2)返信の繰り返し、分岐、転送、再スタートなど、議事が煩雑になった
  • (ケース3)誤送付や、メーリングリストなど不特定な宛先へのファイルの大量送付により、機密情報が不適切な取り扱いを受けた

(ケース1)担当者の退職などにより、履歴情報が散逸した

トラブルの内容

 電子メールは社内アカウントであっても個人に紐づいたメディアです、そのため、時間の経過により、情報が散逸してしまうリスクがあります。
 それは、時間の経過により担当者の記憶が薄くなることもあれば、メーラーソフトを整理する際に消去してしまうこともあります。
 特に、担当者が退職してしまった場合などは、アカウント自体がなくなってしまうため、メール本文にのみ書かれた情報は、完全に紛失してしまいます。

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問題点

  • 時間の経過とともにやり取りの内容が散逸する。
  • 担当者の変更、派遣社員の撤退などでアカウント自体なくなると紛失してしまう
  • 言った言わない、のトラブルが発生する
  • 電子メールで、複数の課題(問題点1~5)を会話形式で議論した場合、各課題が徐々に結論づいていくため、各課題の結論が不明瞭になりがち、または、結論が付かない場合がある。

(業務として正しい解決策)ドキュメンテーションによる回避

 プロジェクトの内容に関する経緯などは全て議事録、変更履歴としてドキュメント化・ファイルとして保存するこことで、議論という流動的な情報を固定化し、最終生産物とともに保存します。

メリット

  • 議事、各課題の結論が常に固定的なファイルで追跡可能

デメリット

  • メールの転記にコストがかかる
  • コストを払って転記しても転記ロスが発生する(転記漏れ・誤転記・誤認識)
  • 管理コストは必ずしも生産物の品質にはつながらない …結果、作成しなくなる、作成してもチェックしなくなる傾向にある

Webツールを用いたより効率的な解決策

 Web上で運用されるチケット形式の管理ツールを用いて、コミュニケーションを行います。
全ての議事・会話の履歴をツール上で行うため、記載すると、転記の必要なく、資産として利用できます。

メリット

  • 議事、各課題の結論が全て追跡可能 
    (もし、誤認識や認識漏れがあったとしても、ツールに記載されている情報が全てあるといことが保証される)
  • Re、Re、Re、Re・・・の長い長い引用文を読む必要がない
  • 対象に関連する内容であれば、種類の違う情報でも載せられる(要望の内容、要望に対する金額)
  • 挨拶文など、生産物に関係ないことに割く時間が減る

注意点

  • チャット主体のツールの場合、新規参入者、が履歴にアクセスできない場合があります。ツール選びの際は気を付けましょう。
  • 証跡を残さないためにチャットへの書き込みをしないがいます、不確定事項であろうと、悪いことであろうとひとまずチャットに書き込むことをお勧めします。

いかがでしょうか、皆さんの業務でも、このような問題は頻繁に発生しているのではないでしょうか。

それでは、次回、ケース2の問題点について考えていきましょう。

Wiki(ウィキ)のテキストを装飾する方法

Plusプロジェクトマネージャーには、プロジェクトに参加する人が知っておくべき、マニュアルや注意事項、ルールなどの情報を共有できるWiki(ウィキ)という機能があります。

新たにWikiを開設する手順

PlusプロジェクトマネージャーのWikiを開設する手順

PlusプロジェクトマネージャーのWikiを開設する手順

PlusプロジェクトマネージャーのWikiを開設する手順

Wikiでは、テキストの太字や色指定をはじめ、さまざまな装飾(書式指定)をすることができます。今回は、Wikiの基礎的な装飾の例をご紹介します。

読みやすくするための基礎的な装飾

テキスト量が多い場合や強調したい箇所がある場合などは、基礎的な装飾を加えるだけでもテキストを読みやすくすることができます。

基礎的な装飾

基礎的な装飾

これらの装飾の機能は特別な知識などは必要なく、クリックなどの簡単な操作によって使うことができます。次からそれぞれの作成・操作の手順やパターンを詳しく見ていきましょう。

「見出し」の作成方法

「見出し」の作成

「見出し」の作成

「見出し」の作成

「見出し」の作成

見出しを作成する「Style」には、6つのパターンがあります。たとえば、見出しの重要度によって「大見出し」「中見出し」「小見出し」などを作成することができます。

「Style」の表示例

「Style」の表示例

テキストを太文字にする

テキスト太文字

テキスト太文字

「見出し」の作成

テキスト色の指定

テキスト色指定

テキスト色指定

テキスト色指定

「見出し」の作成

■その他の装飾

「見出し」「太文字」「テキスト色」の他にも装飾があり、同じ手順によって指定したテキストに装飾することができます。

その他の装飾

複数の装飾を同時に指定

ここまでは、単一の装飾の例を見てきましたが、これらの装飾は1つのテキストに対して同時に指定することができます。最後に全てを1つのテキストに対して指定する場合の手順や表示の例をご紹介します。

複数の装飾

複数の装飾

「見出し」「太文字」「文字色」を同時に指定した場合は以下のように表示されます。より強調したい場合や同じ種類の装飾との差別化をしたい場合などは、このように装飾を同時に指定することをおすすめします。

<見出しに装飾を同時に指定した例>

装飾を同時に指定した例

今回は、PlusプロジェクトマネージャーのWikiにてよく使われている基礎的な装飾をご紹介しました。

Wikiには、装飾以外にも情報をリスト化して整理したり、画像などをアップロードしたりする機能もあります。このブログでは基礎的なものから順番に機能を紹介していきますので、ぜひチェックしてみてくださいね。

操作方法に関するご不明な点やPlusプロジェクトマネージャーの無料お試しについては下記メールフォームよりお気軽にお問い合わせください。

お問い合わせ全般

無料お試し

(リリースノート)バージョン1.2.3リリース

2018年7月9日 バージョン1.2.3をリリースしました。

【機能】

<主な変更点>
 Plusプロジェクトマネージャーではプロジェクト・課題の本文を記載するためのWiki(簡易マークアップ文書)を提供しています。
今回、そのWikiの入力補助を大幅に改善しました。

Wikiの入力補助機能が使いやすくなりました

  • URLリンクの入力補助ダイアログを提供します
  • イメージリンクの入力補助ダイアログを提供します
  • イメージのサイズが指定可能となりました
  • 外部イメージをリンクとして挿入できるようになりました
  • イメージViewerを入れ替えました/スライドショーができるようになりました

※イメージ、URLリンクの入力書式が変更となりますが、これまで記載したリンク書式につきましては、引き続き問題なくご使用いただけます。

【イメージ】





Wiki(簡易書式付き文書)の使い方

-準備中-

Wiki
プロジェクトの本文として、簡易的なマークアップ言語を提供しています。

・テーブル

・箇条書き

・見出し

・PRE

・イメージ/イメージリンク

・URLリンク

・文字装飾
 太字/イタリック/下線/取り消し線/文字色

・箇条書き

・段落

・表

(リリースノート)バージョン1.2.2リリース

2018年6月28日 バージョン1.2.2をリリースしました。

【機能】

<主な変更点>

(チャット機能)プロジェクト・課題・Wikiについているチャット機能を強化しました。

  • チャット内に送信した、URL・画像のURLがリンク表示できるようになりました。
  • 他の担当者が送信したチャットがリアルタイムで反映されるようになりました。
  • チャットの通知先がチャット本文内の表示されるようになりました。

不具合修正

  • (スケジュール)スマホで「開始日」「終了日」を編集できない問題を解消しました
  • プロジェクト・課題・Wikiに添付したファイルリストの表示がずれる問題を解消しました

【イメージ】

(Plus利用法)(企画開始)Webページ発注

こんにちは。
株式会社クラウドリィの今村です。

<<前回の投稿

 前回のブログ投稿でお知らせしました通り、Plusプロジェクトマネージャーをより活用していただくため、典型的ないくつかのケースについて、Plusプロジェクトマネージャーを実際に利用したプロジェクト管理方法をお伝えしていきたいと思います。

(お知らせ)Plusプロジェクトマネージャーの利用法を紹介します

まず、プロジェクト管理を始めるにあたり、プロジェクト管理に必要な要素、を下記に整理しました。

【プロジェクト管理に関する要因】

  • 参加者の人数
  • 社内・社外連携あり
  • ドキュメント共有・管理有無
  • 進捗管理要否
  • 外部ツール有無/データ連携有無
  • コンテンツ管理・資材管理の有無

【プロジェクト管理のSTEP】

[STEP1] プロジェクトの企画

  • 課題の認識
  • 要件の整理
  • 内容・方針の検討
  • KPI・目標の設定

[STEP2] プロジェクトの設定

  • 課題のリストアップ
  • 内容・生産物の確定
  • 作業内容の確定
  • 予算・スケジュールの策定
  • 要員アサイン
  • ルール策定

→ 進捗管理・課題管理
→ ドキュメンテーシルールの策定
→ 資材・アカウント・設定管理

[STEP3] プロジェクトの運営  ※純粋にプロジェクト管理というと、この部分をさすことが多いです

  • 課題管理
  • 進捗管理
  • ドキュメント・資材管理
  • レビュー管理
  • テスト管理
  • 資材管理
  • リリース管理
  • 日報管理

[STEP4] プロジェクトの評価・固定化

  • コンテンツ評価
  • 品質・成果評価
  • プロジェクト運営評価
  • コスト評価
  • ドキュメント・資材保全

プロジェクトの大小、形態、組織等により、必要な要素、選ぶべきツールも変わってきますが、おおよそ、下記のうち、必要な要素を整理・計画し管理していくことになります。

それでは、次回から、上記の内容に沿ってプロジェクト管理の方法を確認していきましょう。

(リリースノート)バージョン1.2.1リリース

2018年6月18日 バージョン1.2.1をリリースしました。

【機能】

<主な変更点>

(TOPメニュー) メニューの配置変更

  • ナビゲーションバーに横並びだったメインメニューを縦並びのアイコンメニューに配置を変更しました。
  • メニューはオープンできますので、これまでよりも選択しやすくなっています
  • 上段の検索欄が狭い等の不便がありましたが、併せてそちらも解消しました

(パスワード再発行) デザイン変更

  • パスワード再発行ページのデザインをログインページに合わせて見直しました
  • 併せて、スマホで使用した際の表示崩れにも対応いたしました

不具合修正

  • 拡張子が大文字(.TXTなど)の添付ファイルがダウンロードできないという不具合がありましたが、こちらを修正しています

【イメージ】

(TOPメニュー)




(パスワード再発行)