電子メールによる情報共有の問題点と、トラブル回避のための3つのポイント ~ケース・その3~

こんにちは。
Plusプロジェクトマネージャーの今村です。

 前回、前々回に引き続き電子メールによる情報共有の問題点を、いくつかのケースを事例として紹介し、その解消方を考えていきたいと思います。

  • (ケース1)担当者の退職などにより、過去のプロジェクトの情報が散逸した
  • (ケース2)返信の繰り返し、分岐、転送、再スタートなど、議事が煩雑になった
  • (ケース3)誤送付や、メーリングリストなど不特定な宛先へのファイルの大量送付により、機密情報が不適切な状態となった

 今回は、その中のケース3、誤送付と、添付ファイルの大量の宛先への送付について解説します。

(ケース3)誤送付や、メーリングリストなど不特定な宛先へのファイルの大量送付により、機密情報が不適切な状態となった

トラブルの発生するケース・誤送付

 電子メールは、毎回の送付の度に送付先を指定しなければならないメディアです。
 普段は送付先へ返信を繰り返すため、誤送付の発生はそれほどでもありませんが、それでも、以前送ったメールをテンプレートとしてコピーした場合や、途中から送付・転送先を変更えた場合など、本来送るべきでない宛先に送付してしまうことが時々発生します。
 しかも、その送付先誤指定の危険性は、メールの送付先全員がいつでも引き起こす可能性がある非常に厄介なものです。

(イメージ)誤送付

トラブルの発生するケース・過大な送付先への情報の送付

 業務の内容について電子メールでやり取りする際、経緯の共有や、問題を未然に防ぐ目的で、直接の連絡相手に加え、念のために広めに宛先に指定しておくことがあります。
 その際、指定の手間や漏れを防止するため、宛先にメーリングリストをいくつか指定している場合も多々あると思います。業務のメンバーに共有するために業務のメーリングリストを指定、上司に共有するために部署のメーリングリストを指定。。。といった具合に、グループの一部の人に共有したいがために、本来に知らせる必要のない多くの人にメール上の情報が対象に送付されてしまいます。
 また、前述の通り、情報漏洩は、そのメールに本来関係あるかないかにかかわらず、メールを受け取った全員が引き起こしてしまう可能性があるのです。

(イメージ)メーリングリストへのファイル送付

問題点の整理

  • メール送付先の指定ミスで機密情報の漏洩が発生する
  • 送付先指定ミスはメールのやり取りの間、すべての送信者(返信・転送)、すべての送付タイミングで発生する可能性があるため、リスクの低減が難しい
  • メーリングリストを宛先(または周知やチェックのためのCC)に指定した場合、プロジェクトに直接関係のない人に、添付ファイルが送付されてしまう
  • メールが大量になりすぎて、情報が埋もれてしまう、または、責任の主体性が失われがち。

Webツールを用い効率的な解決策

 誤送付や、過大な送付先への情報の送付は、Webストレージとコミュニティがセットになったツールを利用することで回避できます。
 コミュニティの資産(コミュニティの情報、会話履歴、添付ファイル)へのアクセス権はコミュニティ管理者が管理し、会話や、ファイル更新の際の通知先も、原則コミュニティ参加者の中から選ぶため、参加者の毎回の操作の度に情報が漏洩してしまうリスクはなくなります。

(イメージ)コミュニティ型ツールの利用

メリット

  • コミュニティ管理者がコミュニティへの参加者を一元管理できる
  • 通知先はのコミュティ参加者に限られるので、誤通知がなくなる
  • コミュニティへの参加・退出はいつでもできるため、必要な時にだけ必要なアクセスを許可することができる
  • ファイルや、会話履歴などの情報資源へのアクセスを一元管理できる

 いかがでしょうか、ここまで3回にわたって紹介してきたトラブルはいずれも、皆さんの業務で発生したことのあるものではないかと思います。

 それぞれの回で紹介した解決法を踏まえて、次回は、このようなトラブルを回避するための運用やツール選びにおいて抑えておくべきポイントを整理していきたいと思います。

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