電子メールによる情報共有の問題点と、トラブル回避のための3つのポイント ~ケース・その1~

こんにちは。
Plusプロジェクトマネージャーの今村です。

皆さんも、業務における連絡やファイル共有に電子メールを使用されることが多いと思います。
電子メールによる情報共有は、運用を始めやすく柔軟性がある高い反面、様々な問題もあります。

今回から数回、この問題について、問題の原因と、その解決法を考えていきたいと思います。

さて、皆さんの業務では、電子メールの利用により、このような問題が発生したことはありませんか?

  • (ケース1)担当者の退職などにより、過去のプロジェクトの情報が散逸した
  • (ケース2)返信の繰り返し、分岐、転送、再スタートなど、議事が煩雑になった
  • (ケース3)誤送付や、メーリングリストなど不特定な宛先へのファイルの大量送付により、機密情報が不適切な取り扱いを受けた

(ケース1)担当者の退職などにより、履歴情報が散逸した

トラブルの内容

 電子メールは社内アカウントであっても個人に紐づいたメディアです、そのため、時間の経過により、情報が散逸してしまうリスクがあります。
 それは、時間の経過により担当者の記憶が薄くなることもあれば、メーラーソフトを整理する際に消去してしまうこともあります。
 特に、担当者が退職してしまった場合などは、アカウント自体がなくなってしまうため、メール本文にのみ書かれた情報は、完全に紛失してしまいます。

イメージ

問題点

  • 時間の経過とともにやり取りの内容が散逸する。
  • 担当者の変更、派遣社員の撤退などでアカウント自体なくなると紛失してしまう
  • 言った言わない、のトラブルが発生する
  • 電子メールで、複数の課題(問題点1~5)を会話形式で議論した場合、各課題が徐々に結論づいていくため、各課題の結論が不明瞭になりがち、または、結論が付かない場合がある。

(業務として正しい解決策)ドキュメンテーションによる回避

 プロジェクトの内容に関する経緯などは全て議事録、変更履歴としてドキュメント化・ファイルとして保存するこことで、議論という流動的な情報を固定化し、最終生産物とともに保存します。

メリット

  • 議事、各課題の結論が常に固定的なファイルで追跡可能

デメリット

  • メールの転記にコストがかかる
  • コストを払って転記しても転記ロスが発生する(転記漏れ・誤転記・誤認識)
  • 管理コストは必ずしも生産物の品質にはつながらない …結果、作成しなくなる、作成してもチェックしなくなる傾向にある

Webツールを用いたより効率的な解決策

 Web上で運用されるチケット形式の管理ツールを用いて、コミュニケーションを行います。
全ての議事・会話の履歴をツール上で行うため、記載すると、転記の必要なく、資産として利用できます。

メリット

  • 議事、各課題の結論が全て追跡可能 
    (もし、誤認識や認識漏れがあったとしても、ツールに記載されている情報が全てあるといことが保証される)
  • Re、Re、Re、Re・・・の長い長い引用文を読む必要がない
  • 対象に関連する内容であれば、種類の違う情報でも載せられる(要望の内容、要望に対する金額)
  • 挨拶文など、生産物に関係ないことに割く時間が減る

注意点

  • チャット主体のツールの場合、新規参入者、が履歴にアクセスできない場合があります。ツール選びの際は気を付けましょう。
  • 証跡を残さないためにチャットへの書き込みをしないがいます、不確定事項であろうと、悪いことであろうとひとまずチャットに書き込むことをお勧めします。

いかがでしょうか、皆さんの業務でも、このような問題は頻繁に発生しているのではないでしょうか。

それでは、次回、ケース2の問題点について考えていきましょう。

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