(取扱説明)プロジェクト情報・「マイルストン」の設定

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(取扱説明)プロジェクト情報・「マイルストン」の設定

 プロジェクト詳細ページより、プロジェクトのマイルストンを設定します。
マイルストンは、プロジェクトの期間に目安(区切り、デッドライン等)となる日付を配置することができます。

プロジェクト詳細ページの表示

  • プロジェクトボードより、プロジェクト詳細ページを表示します。

プロジェクト情報・マイルストンの設定

  • プロジェクト詳細ページのマイルストン欄をクリックすると、編集ボタンが表示されます。
  • 編集ボタンをクリックすると、マイルストン入力モードになります。
  • マイルストンの日付と名前を入力し、保存ボタンをクリックすると、マイルストンが反映されます。




マイルストンの追加・削除

  • マイルストンは、1つのプロジェクトに対して複数指定することができます。
  • マイルストン入力モードで追加、削除して更新してください。

マイルストンの追加



マイルストンの削除



マイルストンの確認

  • マイルストンは、スケジュール上で確認することができます。
  • ホームの期限リストでは、期限を超過しているものを確認することができます。

(スケジュール)ガントチャート

(ホーム)ダッシュボード

活動履歴の確認

  • プロジェクトへの変更は全て保存、追跡可能です。
  • 「通知・活動履歴」欄にマイルストンの設定が記録されます。
     (ログインユーザー自身が更新した場合は、右側に表示され、ユーザー名は表示されません)

(取扱説明)プロジェクト情報・「開始日」「終了日」の指定

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(取扱説明)プロジェクト情報・「開始日」「終了日」の指定

 プロジェクト詳細ページより、プロジェクトの開始日、終了日を直接更新することができます。

プロジェクト詳細ページの表示

  • プロジェクトボードより、プロジェクト詳細ページを表示します。

プロジェクト情報・マイルストンの設定

  • プロジェクト詳細ページのマイルストン欄をクリックすると、編集ボタンが表示されます。
  • 編集ボタンをクリックすると、マイルストン入力モードになります。
  • マイルストンの日付と名前を入力し、保存ボタンをクリックすると、マイルストンが反映されます。



活動履歴の確認

  • プロジェクトへの変更は全て保存、追跡可能です。
  • 「通知・活動履歴」欄に開始日・終了日の変更が記録されます。
    (ログインユーザー自身が更新した場合は、右側に表示され、ユーザー名は表示されません)

(取扱説明)プロジェクト情報・「進捗率」の更新

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(取扱説明)プロジェクト情報・「進捗率」の更新

 プロジェクト詳細ページより、プロジェクト情報を直接更新することができます。
ここでは、進捗率の変更手順を見ていきます。

プロジェクト詳細ページのン表示

  • プロジェクトボードより、プロジェクト詳細ページを表示します。

プロジェクト情報・進捗率の更新

  • プロジェクト詳細ページの進捗率欄をクリックすると、編集ボタンが表示されます。
  • 編集ボタンをクリックすると、進捗率が選択可能になりますので、変更後の進捗率を選択します。
  • 進捗率が反映されます。



活動履歴の確認

  • プロジェクトへの変更は全て保存、追跡可能です。
  • 「通知・活動履歴」欄に進捗率の変更が記録されます。
    (ログインユーザー自身が更新した場合は、右側に表示され、ユーザー名は表示されません)

(取扱説明)プロジェクト情報・タイトルの更新

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プロジェクト情報・タイトルの更新

 プロジェクト詳細ページより、プロジェクト情報を直接更新することができます。
ここでは、タイトルの更新手順を見ていきます。

プロジェクト詳細ページのン表示

  • プロジェクトボードより、プロジェクト詳細ページを表示します。

プロジェクト情報・タイトル編集入力の起動・更新

  • プロジェクト詳細ページのタイトル欄をクリックすると、編集ボタンが表示されます。
  • 編集ボタンをクリックすると、タイトルが入力状態になりますので、変更後のタイトルを入力します。
  • 変更を確定(Enter、フォーカスアウト)してください。タイトルが反映されます。



活動履歴の確認

  • プロジェクトへの変更は全て保存、追跡可能です。
  • 「通知・活動履歴」欄にタイトルの変更が記録されます。
    (ログインユーザー自身が更新した場合は、右側に表示され、ユーザー名は表示されません)

(取扱説明)プロジェクト情報の更新

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プロジェクト情報の更新

 プロジェクト詳細ページより、プロジェクト情報を直接更新することができます。

プロジェクト情報・タイトルの更新

プロジェクト情報・詳細情報の更新

プロジェクト内容の更新

プロジェクト・ファイルの添付

プロジェクト・子プロジェクトの指定

プロジェクト・課題リストの指定

プロジェクト・文書リストの表示

プロジェクト・通知

(取扱説明)プロジェクト詳細

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プロジェクト詳細ページの表示

 プロジェクト詳細ページでは、プロジェクトの目標や内容、管理対象など様々な情報を設定・確認することができます。

プロジェクト詳細ページの表示

  • 「プロジェクトボード」ページを表示した状態で、プロジェクト名の横の詳細表示リンク(虫眼鏡アイコン)をクリックします。
  • 「プロジェクト詳細」ページがブラウザの別タブで表示されます。


プロジェクト詳細ページの表示内容

 プロジェクト詳細ページで確認できる内容を、ひとつひとつ順を追って確認していきましょう。

タイトル・作成情報の表示

  • ①「タイトル」
  • ②「作成日」「作成者」
  • ③「最終更新日」「最終更新者」
  • ④プロジェクト操作ボタン ※別途記載します

プロジェクト・詳細情報の表示

  • ①「進捗率」…プロジェクト全体の進捗率(最小0%~最大100%)
  • ②「開始日」「終了日」…プロジェクトの予定している開始日と終了日
  • ③「マイルストン」…期限など、区切りになる日付を名前付きで定義することができます
  • ④「チェックポイント」…プロジェクトの完了までに満たすべき条件をリストアップします。それぞれのチェックポイントは、完了/未完了をチェックすることができます。
  • ⑤「親プロジェクト』…親プロジェクトが指定されている場合 ※プロジェクトの一部分の内容を担う子プロジェクトがとして作成された場合のみ表示されます。


プロジェクト・内容の表示

  • ①「内容」…プロジェクトの概要をWiki形式で記載・表示することができます。プロジェクトの全体的な説明や、注意事項などをプロジェクト参加者に掲示することができます。

プロジェクト・添付ファイルリストの表示

  • ①「添付ファイル」リスト・・・プロジェクトで使用する様々なファイルを添付することができます。

プロジェクト・子プロジェクトリストの表示

  • ①「子プロジェクト」リスト・・・プロジェクトが、細分化された部分プロジェクト(「子プロジェクト」)を持つ場合、子プロジェクトを作成することができます。

プロジェクト・課題リストの表示

  • ①「課題」リスト・・・プロジェクトは、そのゴールまでの作業や問題点などを細分化した「課題」の集合として管理されます。「課題」リストではプロジェクト直下で管理される課題とその実施状況をリスト表示します。

プロジェクト・文書リストの表示

  • ①「文書」リスト・・・プロジェクト実施の過程で作成した作業手順書などをWiki形式で作成し、プロジェクトの添付物として共有することができます。

プロジェクトの活動・通知履歴

  • ①活動・通知履歴・・・プロジェクトに対する変更は、活動履歴として記録され、いつでも時系列を追って参照することができます。
     また、担当者間の連絡用のチャット通知も同様に時系列順で表示されます。

電子メールによる情報共有の問題点と、トラブル回避のための3つのポイント ~ケース・その3~

こんにちは。
Plusプロジェクトマネージャーの今村です。

 前回、前々回に引き続き電子メールによる情報共有の問題点を、いくつかのケースを事例として紹介し、その解消方を考えていきたいと思います。

  • (ケース1)担当者の退職などにより、過去のプロジェクトの情報が散逸した
  • (ケース2)返信の繰り返し、分岐、転送、再スタートなど、議事が煩雑になった
  • (ケース3)誤送付や、メーリングリストなど不特定な宛先へのファイルの大量送付により、機密情報が不適切な状態となった

 今回は、その中のケース3、誤送付と、添付ファイルの大量の宛先への送付について解説します。

(ケース3)誤送付や、メーリングリストなど不特定な宛先へのファイルの大量送付により、機密情報が不適切な状態となった

トラブルの発生するケース・誤送付

 電子メールは、毎回の送付の度に送付先を指定しなければならないメディアです。
 普段は送付先へ返信を繰り返すため、誤送付の発生はそれほどでもありませんが、それでも、以前送ったメールをテンプレートとしてコピーした場合や、途中から送付・転送先を変更えた場合など、本来送るべきでない宛先に送付してしまうことが時々発生します。
 しかも、その送付先誤指定の危険性は、メールの送付先全員がいつでも引き起こす可能性がある非常に厄介なものです。

(イメージ)誤送付

トラブルの発生するケース・過大な送付先への情報の送付

 業務の内容について電子メールでやり取りする際、経緯の共有や、問題を未然に防ぐ目的で、直接の連絡相手に加え、念のために広めに宛先に指定しておくことがあります。
 その際、指定の手間や漏れを防止するため、宛先にメーリングリストをいくつか指定している場合も多々あると思います。業務のメンバーに共有するために業務のメーリングリストを指定、上司に共有するために部署のメーリングリストを指定。。。といった具合に、グループの一部の人に共有したいがために、本来に知らせる必要のない多くの人にメール上の情報が対象に送付されてしまいます。
 また、前述の通り、情報漏洩は、そのメールに本来関係あるかないかにかかわらず、メールを受け取った全員が引き起こしてしまう可能性があるのです。

(イメージ)メーリングリストへのファイル送付

問題点の整理

  • メール送付先の指定ミスで機密情報の漏洩が発生する
  • 送付先指定ミスはメールのやり取りの間、すべての送信者(返信・転送)、すべての送付タイミングで発生する可能性があるため、リスクの低減が難しい
  • メーリングリストを宛先(または周知やチェックのためのCC)に指定した場合、プロジェクトに直接関係のない人に、添付ファイルが送付されてしまう
  • メールが大量になりすぎて、情報が埋もれてしまう、または、責任の主体性が失われがち。

Webツールを用い効率的な解決策

 誤送付や、過大な送付先への情報の送付は、Webストレージとコミュニティがセットになったツールを利用することで回避できます。
 コミュニティの資産(コミュニティの情報、会話履歴、添付ファイル)へのアクセス権はコミュニティ管理者が管理し、会話や、ファイル更新の際の通知先も、原則コミュニティ参加者の中から選ぶため、参加者の毎回の操作の度に情報が漏洩してしまうリスクはなくなります。

(イメージ)コミュニティ型ツールの利用

メリット

  • コミュニティ管理者がコミュニティへの参加者を一元管理できる
  • 通知先はのコミュティ参加者に限られるので、誤通知がなくなる
  • コミュニティへの参加・退出はいつでもできるため、必要な時にだけ必要なアクセスを許可することができる
  • ファイルや、会話履歴などの情報資源へのアクセスを一元管理できる

 いかがでしょうか、ここまで3回にわたって紹介してきたトラブルはいずれも、皆さんの業務で発生したことのあるものではないかと思います。

 それぞれの回で紹介した解決法を踏まえて、次回は、このようなトラブルを回避するための運用やツール選びにおいて抑えておくべきポイントを整理していきたいと思います。

(取扱説明)プロジェクトボード

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 Plusプロジェクトマネージャーにおいて、達成すべき目標や、管理すべき作業や課題などをまとめる単位がプロジェクトです。
 プロジェクトボードでは、そのプロジェクトをリスト表示し、管理をサポートします。
(サブプロジェクトの位置づけ使い方については別途記載します)

(動画)プロジェクトボードの操作

プロジェクトのリスト表示

プロジェクトボードの表示

  • ページ左側のメインメニュー「PROJECT」メニューをクリックします
(イメージ)プロジェクトメニューのクリック

  • 「プロジェクトボード」ページが表示されます
  • 「プロジェクトボード」上では、現在進行中のプロジェクトがリスト表示されます
  • リスト上では、各プロジェクトの各詳細機能呼び出しの他、いくつかの情報更新機能を提供しています
(イメージ)プロジェクボードの初期表示

プロジェクト情報の表示

  • 「プロジェクトボード」ページ上では、プロジェクトをリスト表示します
  • 各行が1つのプロジェクトを表します。各プロジェクト行中で表示される内容、実施できる操作は以下の通りです
    • ①プロジェクトのタイトル
    • ②「プロジェクト詳細」ページの表示リンク
    • ③操作メニュー:「プロジェクトレポート」「プロジェクト設定」「子プロジェクトの追加」の各機能
    • ④「メンバー」「課題」「子プロジェクト」の表示
    • ⑤プロジェクトのリスト上での表示順指定
    • ⑥プロジェクトの進捗率
(イメージ)リスト上のプロジェクト情報と操作

プロジェクト参加メンバーのリスト表示

  • リスト右側の「メンバー」欄には、参加メンバーの人数が表示されています。
  • 「メンバー」表示はリンクになっています。クリックすると参加メンバーのリストが表示されます。
(イメージ)プロジェクト参加メンバー人数の確認

(イメージ)プロジェクト参加メンバーのリスト表示

課題のリスト表示

  • リスト右側の「課題」欄には、プロジェクトに属する課題の数が表示されています。
  • 「課題」表示はリンクになっています。クリックするとプロジェクト直下の課題リストが表示されます。
(イメージ)プロジェクトの課題数の確認

(イメージ)プロジェクトの課題のリスト表示

子プロジェクトのリスト表示

  • リスト右側の「子プロジェクト」欄には、プロジェクト配下の子プロジェクトの数が表示されています。
  • 「子プロジェクト」表示はリンクになっています。クリックするとプロジェクト直下の子プロジェクトリストが表示されます。
(イメージ)子プロジェクト数の確認

(イメージ)子プロジェクトリスト表示

他の機能へのリンク

プロジェクト詳細ページの表示

  • 「プロジェクト詳細」ページの表示リンクをクリックします
  • ブラウザの別タブが開き、「プロジェクト詳細」ページが表示されます
  • 「プロジェクト詳細」ページでは、実際のプロジェクト運営に関する様々な設定や内容の更新を行うことができます
(イメージ)プロジェクト詳細ページへのリンク

(イメージ)プロジェクト詳細ページの表示

プロジェクトレポートページの表示

  • プロジェクトタイトル横の操作メニューより「プロジェクトレポート」メニューをクリックします
  • ブラウザの別タブが開き、「プロジェクトレポート」ページが表示されます
  • 「プロジェクトレポート」ページでは、プロジェクトの達成状況に関する様々な指標を確認することができます
(イメージ)プロジェクトレポートページへのリンク

(イメージ)プロジェクトレポートページの表示

(動画)プロジェクトレポート

課題詳細ページの表示

  • プロジェクトの課題リストを表示した状態で、課題詳細ページ表示リンクをクリックします。
  • ブラウザの別タブに課題詳細ページが表示されます。
(イメージ)課題詳細ページへのリンク

(イメージ)課題詳細ページの表示

子プロジェクト詳細ページの表示

  • 子プロジェクトリストを表示した状態で、子プロジェクト詳細ページ表示リンクをクリックします。
  • ブラウザの別タブに子プロジェクトの詳細ページが表示されます。
(イメージ)子プロジェクトの詳細ページへのリンク

(イメージ)子プロジェクトの詳細ページの表示

新規プロジェクトの作成

  • プロジェクトを新規に作成します。
    (この作業はシステム管理者のみが実施することができます)
  • プロジェクトボードページ左上の「新規プロジェクト」ボタンをクリックします。
  • プロジェクトリストの末尾に新しい行が追加されますので、プロジェクトのタイトルを入力し、保存(チェックマーク)します。
  • 新しいプロジェクトが追加されます。




プロジェクトボード上でできる簡単なプロジェクト設定

プロジェクトボードでは、プロジェクト管理者の作業の手間を軽減するため、いくつか簡単な設定をすることができます。

プロジェクト表示順序の指定

  • プロジェクトリストに表示されているプロジェクトの表示順序を変更することができます。
    (この作業はシステム管理者のみが実施することができます)
  • 各プロジェクトの左側の上下矢印リンクをクリックします。
  • クリックしたプロジェクトが上下に移動可能になりますので、移動させたい順番の場所にドラッグアンドドロップします。




プロジェクト進捗率の更新

  • プロジェクトの進捗率をクリックします。
  • 進捗率の右側に編集ボタンが表示されますので、編集ボタンをクリックします。
  • 進捗率を指定する選択肢が表示されますので、変更後の進捗率を選びます。
  • プロジェクトの進捗率がその場で更新されます。



子プロジェクトの追加

  • プロジェクトタイトル横の操作メニューより「子プロジェクトの追加」リンクをクリックします。
  • 子プロジェクトリストが表示され、その末尾に新規の子プロジェクトのタイトル入力欄が追加されます。
  • 子プロジェクトのタイトルを入力し、保存(チェックマーク)します。
  • 新しいプロジェクトが追加されます。




課題のステータスの変更

  • プロジェクトの課題リストを表示した状態で、ステータス表示をクリックします。
  • ステータス表示の右側に編集ボタンが表示されますので、編集ボタンをクリックします。
  • ステータスを指定する選択肢が表示されますので、変更後のステータスを選びます。
  • ステータスがその場で更新されます。



子プロジェクトの進捗率変更

  • プロジェクトの子プロジェクトリストを表示した状態で、進捗率表示をクリックします。
  • 進捗率表示の右側に編集ボタンが表示されますので、編集ボタンをクリックします。
  • 進捗率を指定する選択肢が表示されますので、変更後の進捗率を選びます。
  • 進捗率を指定する選択肢が表示されますので、変更後の進捗率を選びます。



(取扱説明)ログイン・ログアウト

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 Plusプロジェクトマネージャーの機能をご利用いただく際は、あらかじめ登録済みのユーザによるログインが必要です。

ログイン・ログアウト

ログイン

  • ログインページのURLをWebブラウザで開きます。
    (ログインURL – https://XXXX.plus-pm.jp/taskmanager/login/ )
     ※XXXXX ・・・ お使いの環境のサブドメイン
  • 登録済のメールアドレス/パスワードを入力し「Login」ボタンをクリックします。

  • ログインに成功すると、ホーム画面「ダッシュボード」が表示されます。

ログアウト

  • 画面右上のアイコンをクリックします。
  • ログインユーザーメニューが表示されますので「ログアウト」メニューをクリックします。

  • メッセージが表示され、ログイン状態が終了します。

Plusプロジェクトマネージャー・取扱説明書

目次

ログイン

プロジェクト

課題

課題

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ログイン中のユーザの設定

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